Pertemuan ke-5 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pertemuan ke-5

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sistem infomasi manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi bagi proses pengambilan keputusan.

A.    Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses pemiliham dan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau tujuan-tujuan.

Ada empat dari pengambilan keputusan, yaitu:

1. Pemikiran ( Inteligence)

2. Perancangan ( Design)

3. Pemilihan ( Choice)

4. Penerapan ( Implementation)

1.      Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhdap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliuti beberapa aktivitas yang vertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:

a.       Menemukan Permasalahan

Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tjuan dan saaran ari organsisasi. Permsalahan timbuk dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permsalahan tersebut.

b.      Klasifikasi Permasalahan

Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.

c.       Penguraian Permasalahan

Banyak permsalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.

d.      Kepentingan Permasalahan

Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut.

Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimul

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.

Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:

a)      Komponen Model

Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.

b)      Stuktur Model Kuantitatif

Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.

c)      Prinsip-prinsip Pemilihan

Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif.

·         Model Normatif

Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang mungkin.

·         Model Deskriptif

Model deskriptif mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.

·         Mencari Alternatif-alternatif

Bagian yang signifikan dari proses pemdoelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.

·         Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif

Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.

·         Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)

Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.

·         Skenario

Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

3.        Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarian tindakan-tindakan yang tepat ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.

Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarian buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.

Pendekatan Pencartian Formal ( Turban)

a.       Teknik-teknik Analistik

Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu.

b.      Algoritma

Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.

c.       Pendekatan Penarian Buta ( Blind Search)

Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:

·         Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan

·         Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.

4.      Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.

B. MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Manajemen di dalam suatu organisasi sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

1. Tingkat Manajemen

Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi 3 tingkat, yaitu:

– Manajemen Puncak

– Manajemen Madya

– Manajemen Bawah

Manajemen Puncak bertanggung jawab terhadap arah kemajuan perusahaan.

Tugas utama terpenting adalah perencanaan strategis yang meliputi penentuan tujuan dan sasaran serta rencana jangka panjang organisasi. Informasi yang dibutuhkan manajemen tingkat ini ialah informasi yang luas mengenai arah kecendrungan perusahaan dan lingkungan eksternal.

Manajemen madya lebih banyak berguvungan denga nperencaan taktis yaitu menentukan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan pengawasannya.

Manajemen tingkat bawah banyak berhubungan dengan perencanaan operasional yaitu bertangung jawab langsung dalam perencanaan dan pangawasan aktivitas-aktivitas pekerjan sedemikian sehingga target tingkatan yang lebih tinggi dapat tercapai.

2.       Pendekatan Kontingensi

Pendekatan kontingensi ialah bahwa tidak ada suatu cara yang standard dan terbaik yang dapat diterapkan untuk setiap manajer dari setiap organisasi, dalam setiap kondisi dan setiap waktu.

Faktor-faktor dan kendala-kendala situasional atau dengan kata lain manajer harus mempunyai:

a.       Pengetahuan yang baik mengenai teori manajemen

b.      Sikap yang merefleksikan hal tersebut baik secara teori ataupun tergantung faktor-faktor situasional yang sangat berguna untuk kondisi-kondisi tertentu

c. Ketrampilan untuk mengidentifikasi, menganalisi dan mengoreksi situasi yang kompleks.

Lingkungan eksternal dari organisasi terdiri dari:

a.       Kebudayaan umum yaitu teknologi, sosiologi, ekonomi, politik dan lain sebagainya

b.      Kelom[ok khusus yang berinteraksi dengan organisasi, yaitu pelanggan, pemasok, pesaing, sumber tenaga kerja,serikat buruh, dan pemerintah.

Faktor-faktor Internal organisasi terdiri dari pemilik, pekerja, budaya perusahaan, harta yang terukur, struktur organisasi, tugas-rugas atau pekerjaan, sejarah perusahaan, kebijaksanaan perusahaan, rencana perusahaan, prosedur-proseudr dan sebagainya yang diidentifikasikan sebagai milim atau bagian dari organisasi.

3.      Peran Manajemen

Ada banyak teori mengenai peran manajemen dalam organisasi. Henry Fayol menyatakan bahwa manajemen terdiri dari 5 tindakan, yaitu:

a. Perencanaan

b. Penngawasan

c. Pengorganisasian

d. Pelaksanaan

e. Pengkoordinasian

Pada tahun 1970-an Henry Mintzberg menyempurnakan konsep Fayol, yaitu Peran manajer dapat dibagi menjadi peran yang behubungan dengan manusia, informasi, dan keputusan.

A.    Dalam hubungannnya dengan manusia:

·         Figur Pimpinan : Berhubungan dengan tugas-tugas seremonial dalam jabatannya sebagai manajer

·         Pemimpin : Kemampuan untuk mempengaruhi atau memimpin orang-orang dalam usaha membuat keinginan atau tujuan menjadi kenyataan

·         Penghubungn : merupakan penghubung antar bermacam-macam tingkatan organisasi dan sebagai penghubung antar orang-orang di dalam satu tingkatan organisasi.

B.     Dalam hubunngannya dengan Informasi

·         Penerima atau Pusat : sebagai penerima informasi, manajer mengumpulkan informasi untuk kemudian disimpan atau didistribusikan. Alat bantu yang dapat digunakan dalam peran ini ialah Sistem Informasi Manajemen

·         Penyebar : sebagai penyebar informasi ke bagian-bagian yang membutuhkan di dalam unit kerja organisasi. Dalam peran ini dapat dibantu dengan Sistem Otomatisasi Kantor.

·         Pembicara : sebagai penyampai informasi ke luar dari unit kerja atau organisasi.

C.     Dalam hubungan dengan keputusan

·         Wirausaha (entrepreuner) ialah orang yang memulai suatu usaha dan mengembangkan menjadi suatu hal yang nyata, dengan asumsi banyak risiko yang harus dihadapi dalam melaksanakannya.

·         Tugas menangani gangguan atau masalah berhubungan dengan pengawasan.

·         Tugas mengalokasikan sumber daya berhubunngan denngan perencanaan

·         Tugas sebagai perunding mengharuskan manajer agar dapat mempertahankan pendapatnya.

4.      Perencanaan dan Pengawasan

Aktivitas perencanaan dinyatakan oleh Anthony (1965) sebagai tiga tipe yang berbeda, yaitu perencanaan strategis, perencanaan taktis dan perencanaan operasional.

a.       Perencanaan Strategis umumnya meliputi perencanaan jangka panjang dan berada pada tingkatan yang paling tinggi pada sistem perusahaan/organisasi.

b.      Perencanaan praktis merupakan perencanaan untuk menentukan bagaimana sasaran-sasaran strategis dapat dicapai.

c.       Perencanaan operasional meliputi perencanaan pada tingkat yang paling rinci.

5.      Gaya Manajemen

a.      Kepemimpinan

Manajemen yang efektif seringkali berarti kepemimpinanyang baik. Pemimpin yang baik menurut Parker (1989) mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

·         Penemu Kesempatan

·         Melakukan hal-hal yang benar

·         Mengetahui bagaimana membuat orang lain merasa senang

·         Dapat memberi semangat kepada orang lain

·         Dapat menerima orang lain seperti adanya, bukan apa yang seharusnya

·         Menitikberatkan pada kondisi saat ini bukan saat lampau

·         Mempunyai kemampuan untuk mempercayai orang lain dan mengambil resiko dari kepercayaan tersebut.

·         Tidak membutuhkan ijin terus menerus dalam melakukan tindakan

·         Tidak membutuhkan penghargaan

·         Mempunyai visi terhadap masa yang akan datang, yang akan mengarahkan tindakan-tindakannya

·         Selalu berpikir untuk mencapai keberhasilan, kegagalan adalah konsep yang tidak pernah ada

·         Tidak akan membuang-buang waktu dengan kekhawatiran yang tidak perlu.

b.      Teori X dan Teori Y

Teori X dan Teori Y merupakan teori yang dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1946)

 Teori X (autocratic) adalah teori yang menyatakan bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia pada dasarnya mempunyai sifat tidak menyukai bekerja dan jika mungkin akan mengelakkanya. Oleh karena itu pekerja harus terus diarahkan, dimotivasi dan diawasi dengan keras.

Teori Y merupakan kebalikan dari teori X yaitu bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia menyukai pekerjaan mereka dan mendapatkan kepuasan dari pekerjaan tersebut.

c.       Delegasi Kewenangan

Manajer harus tahu apa yang harus dikerjakan dan apa yang dapat didelagasikan ke bawahan. Untuk menentukan hal tersebut tergantung dari beberapa faktor yang berhubungan yaitu antara lain kekuatan dan kelemahan manajer itu sendiri, kekuatan dan kelemahan bawahan, waktu yang tersedia untuk menyelesaikan masalah, pentingnya pekerjaan tersebut dan tingkat resiko yang berhubungan dengan keberhasilan pekerjaan tersebut.

d.      Manajemen dengan Penyimpangan ( Management by Exception)

Manajemen dengan penyimpangan merupakan bentuk pengawasan manajemen dimana perhatian manajerial difokuskan pada besarnya penyimpangan dari standar.

e.       Manajemen dengan Tujuan ( Management by Objectives)

Manajemen dengan Tujuan seringkalli digunakan untuk mengarahkan dan mengevaluasi kinerja pekerja yang mempunyai kemampuan untuk mengawasi dirinya sendiri (pekerja teori Y)

Sumber: https://yuniatisiti.wordpress.com/sistem-informasi-manajemen-dan-pengambilan-keputusan/